La dematerializzazione è un processo, anzi, un processo articolato e complesso, che non si può ridurre alla semplice azione volta all’eliminazione dei supporti documentali cartacei. Ciò è reso ancor di più evidente se la dematerializzazione viene associata al concetto di “digitalizzazione”, che nell’ambito documentale è intesa appunto come quel processo volto a ripensare processi e procedimenti dal cartaceo a un più efficiente contesto digitale.
I due termini sono spesso utilizzati indistintamente, ma – come si vedrà – seppur tali concetti costituiscano gli elementi da porre alla base di qualsiasi progetto di innovazione relativa ai processi documentali, non sono affatto coincidenti.
A riprova di ciò, basti pensare ai diversi obiettivi di un processo di dematerializzazione, rispetto a un processo di digitalizzazione. Nel primo caso, infatti, i processi di dematerializzazione hanno come obiettivo ultimo la “conversione” di un documento cartaceo in un documento informatico (o elettronico, secondo il recente Regolamento europeo eIDAS 910/2014/UE), preservandone sia il relativo valore giuridico e probatorio (in base al formato documentale scelto e agli eventuali strumenti di firma elettronica o riferimento temporale associati allo stesso documento, nonché all’archiviazione in un sistema di gestione sicuro, fino alla conservazione a norma), sia gli elementi afferenti al contesto archivistico di riferimento (ad, esempio, trasponendo nel contesto digitale le informazioni relative alla classificazione del documento ed effettuando opportunamente la fascicolazione e la metadatazione del documento informatico che viene creato per sostituire l’originale cartaceo). Nella dematerializzazione dei documenti, poi, tale conversione dei documenti cartacei in documenti informatici, può essere inoltre finalizzata anche alla sostituzione e alla possibilità di eliminare (o “scartare”, secondo il preciso termine archivistico) i documenti originali analogici dei quali si è prodotta una copia informatica avente il medesimo valore giuridico, probatorio e archivistico dei rispettivi originali. Tanto per quanto attiene agli obiettivi dei processi di dematerializzazione dei documenti.
Per altro verso, i processi di digitalizzazione attengono – più propriamente – al ripensamento, alla riorganizzazione, alla “reingegnerizzazione” e all’efficienza dei procedimenti e dei servizi resi disponibili on line agli utenti, presupponendo che i relativi flussi documentali involgano già documenti informatici (nativi informatici o comunque documenti frutto di un processo di dematerializzazione all’esito del quale, appunto, si è giunti alla creazione di copie informatiche aventi il medesimo valore giuridico e archivistico degli originali analogici da cui sono stati tratte).(cit. aziendadigitale.eu)
